إجراءات مالية يلتزم بها الموظفون، وضوابط يستطيع المراجع اختبارها

يحكم دليل الإجراءات العمليات والضوابط التي تنتج الأرقام، بينما يحكم دليل السياسات المحاسبية كيفية إثبات الأرقام وقياسها وعرضها وفق المعايير الدولية للتقرير المالي. ويحيل كل إجراء إلى السياسة المحاسبية ذات الصلة حيث ينشأ حكم، فإجراء الأصول الثابتة مثلًا يحيل إلى سياسة الرسملة والعمر الإنتاجي، وإجراء الإيراد يحيل إلى سياسة IFRS 15. ويتيح الفصل بينهما أن يكون لكل وثيقة مالكها ودورة تحديثها، فالإجراءات لمسؤول العمليات المالية والسياسات لمسؤول التقارير المالية، بينما تحافظ الإحالات المتبادلة على اتساقهما.

ليس بالكامل، ولا ينبغي للدليل أن يدّعي غير ذلك. فحيث يؤدي شخص واحد بالضرورة مهامَّ متعارضة، مثل إعداد المدفوعات واعتمادها في فريق من خمسة أشخاص، يحدد الدليل التعارض ويضع ضابطًا تعويضيًا: مراجعة مستقلة لدفعات السداد من مدير أو عضو في مجلس الإدارة، وتفويضات بنكية تشترط توقيعًا مزدوجًا، ومراجعة شهرية للتغييرات في البيانات الرئيسية للموردين، ومراجعة سجلات النظام من شخص خارج العملية. وتسجّل مصفوفة المخاطر والضوابط كل تعارض وضابطه التعويضي، وهو تحديدًا ما سيطلب المراجع الداخلي أو الفحص النافي للجهالة لدى البنك الاطلاع عليه.

الإجراء الذي لا يفرضه النظام سيُتجاوز تحت الضغط، لذا نصمم الإجراءات وإعدادات نظام ERP معًا. فتُترجم مصفوفة تفويض الصلاحيات إلى قواعد اعتماد في مسارات العمل، وتصميم الفصل بين المهام إلى أدوار المستخدمين وصلاحياتهم، والإجراءات إلى تسلسل المعاملات الذي يدعمه النظام. وحيث لا يستطيع نظام ERP فرض ضابط ما، يحدد الدليل الضابط اليدوي ودليله. وبالنسبة إلى العملاء الذين يطبّقون نظام ERP جديدًا، يُكتب الدليل خلال مرحلة التصميم ليتبعه الإعداد لا العكس.

بالنسبة إلى الشركات المدرجة في السعودية، تُلزم لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية مجلسَ الإدارة باعتماد سياسات الرقابة الداخلية ومراجعة فاعلية نظام الرقابة الداخلية، وهو ما يفترض وجود سياسات وإجراءات موثقة بصلاحيات واضحة. ويفرض ميثاق حوكمة الشركات في البحرين ومتطلبات مصرف البحرين المركزي للجهات المرخّصة التزامات مماثلة. وتخضع الجهات الحكومية لمتطلبات أجهزة المراجعة الخاصة بها وأنظمتها المالية. ويُبنى الدليل ليلبي المتطلب المنطبق، ويمنح المراجعة الداخلية ولجنة المراجعة الأساس الموثّق لتقييمهما السنوي للضوابط.

يعتمد النطاق على عدد الدورات والكيانات والأنظمة وعلى حالة التوثيق القائم، لذا يُتفق على الجدول الزمني بعد التشخيص لا قبله. ويغطي الدليل الكامل لمجموعة متوسطة الحجم عادةً من ثماني إلى عشر دورات، ومن أربعين إلى ثمانين إجراءً، ومصفوفة تفويض صلاحيات من بضع مئات من الأسطر. ويُحدَّد مستوى التفصيل بحيث يستطيع الموظف الجديد في الدور أداء الإجراء من الدليل مع الإشراف المعتاد. فالتفصيل الزائد لا يُقرأ، والأقل منه لا يضبط شيئًا.

لكل إجراء مالك مسمّى، هو عادةً رئيس الوظيفة المعنية، ويملك الدليلَ ككل المديرُ المالي، مع مراجعة سنوية تعتمدها لجنة المراجعة أو مجلس الإدارة. وتتبع التغييرات خلال السنة، مثل حد اعتماد جديد أو تحديث للنظام، إجراءً للتغيير مُدرجًا في الدليل، مع الاحتفاظ بسجل الإصدارات. ونقدّم النماذج وقائمة التحقق للمراجعة، ويمكننا إجراء المراجعة السنوية، وكثيرًا ما تُجمع مع تحديث دليل السياسات المحاسبية.