خفض تكلفة الوظيفة المالية بنسبة 42% مع الإقفال في اليوم السابع

من أين بدأ العميل

نما الفريق المالي للشركة بالتوظيف عند الحاجة: ماسك دفاتر، ثم محاسب، ثم مختص في ضريبة القيمة المضافة، ثم محاسبان آخران مع نمو حجم العمليات. ولم يكن أحد مسؤولاً عن تقويم الإقفال، وكانت المطابقات البنكية تُجرى كل ربع سنة، واقتصر استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) على إصدار الفواتير تقريبًا، فيما كانت معظم التقارير تُعدّ في جداول البيانات.

واستهلك استفساران من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن فروقات بين بيانات الفواتير الإلكترونية وإقرارات ضريبة القيمة المضافة أسابيع من وقت الإدارة. وأراد الملاك أرقاماً شهرية موثوقة، والتزاماً سليماً، وتكلفة أقل، بهذا الترتيب.

ما كُلّفنا به

• مراجعة تشخيصية للمعاملات والأنظمة والضوابط وسجل الالتزام
• إعادة تصميم العمليات والنظام حول نظام تخطيط الموارد القائم
• نقل المحاسبة اليومية والإقفال الشهري إلى مركز التنفيذ في عمّان بمراجعة محاسب قانوني معتمد
• تقويم للالتزام يغطي ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية والتأمينات الاجتماعية ونظام حماية الأجور والزكاة
• إعداد القوائم المالية السنوية وملف المراجعة

منهجيتنا

ما الذي تغيّر

انتقل الإقفال من اليوم 25 إلى اليوم 7 في الشهر الثاني واستقر عنده. وأصبحت حزمة التقارير الإدارية تتضمن هوامش القطاعات وتوقعات التدفقات النقدية ومتابعة التعهدات البنكية، وهي تقارير لم يتلقّها الملاك من قبل. وباتت إقرارات ضريبة القيمة المضافة اللاحقة مطابقة لبيانات الفوترة الإلكترونية دون أي استفسارات أخرى.

وأصبحت التكلفة السنوية للوظيفة المالية، بما فيها أتعابنا، أقل بنسبة 42 في المائة من التكلفة الداخلية السابقة. وأُنجزت المراجعة في نصف الوقت الذي استغرقته في السنة السابقة، ووافق البنك على التسهيل استناداً إلى التقارير الشهرية.

انخفضت التكلفة لأن العمليات أُصلحت أولاً. فإسناد عملية مختلّة إلى طرف خارجي لا يفعل أكثر من نقل المشكلة إلى موقع أقل تكلفة.

ما ننصح به عميلاً آخر

• أصلحوا العمليات قبل نقلها؛ فإسناد عملية مختلّة إلى طرف خارجي لا يفعل سوى نقل المشكلة.
• الإشعارات الدائنة الصادرة خارج مسار الفوترة الإلكترونية هي السبب الأكثر شيوعاً لاستفسارات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي نراها.
• تحديد مسؤول بعينه لكل مطابقة أهم من عدد الموظفين.