قد يخفّض الإسناد الخارجي للمحاسبة التكلفة ويرفع الجودة، وقد يخلق مخاطر امتثال تكتشفونها أثناء فحص هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الفرق يكمن في الأسئلة التي تُطرح قبل التوقيع.
- اسألوا عمّن يراجع العمل، لا عمّن ينفذه فقط؛ فالمراجعة على مستوى محاسب قانوني معتمد هي الضابط الرقابي المهم.
- ينبغي أن تبقى بياناتكم في أنظمتكم، بصلاحيات وصول تتحكمون فيها ويمكنكم سحبها.
- تبقى المسؤولية النظامية عن الإقرارات عليكم، لذلك يجب أن يكون ملف الأدلة ملككم.
تتجه المنشآت السعودية إلى الإسناد الخارجي للمحاسبة بوتيرة متزايدة، مدفوعة بتكلفة المحاسبين المؤهلين وندرتهم، وباتساع نطاق الالتزام: ضريبة القيمة المضافة، والفوترة الإلكترونية، والزكاة، والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، ونظام حماية الأجور، والمعايير الدولية للتقرير المالي المعتمدة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين، وتقارير المجموعات لدى كثير منها. وإذا أُحسن تنفيذ الإسناد الخارجي خفّض التكلفة ورفع الجودة معًا، وإذا أسيء تنفيذه أنتج إقرارات متأخرة ودفاتر غير مطابقة ومشكلة امتثال تظهر في أسوأ توقيت. وفيما يلي الأسئلة التي نطرحها على أي مقدم خدمة، ونطرحها على أنفسنا أيضًا.
1. من يراجع العمل؟
يستطيع أي مقدم خدمة أن يكلّف محاسبًا، لكن الضابط الذي يحميكم هو المراجعة المستقلة من مهني مؤهل قبل تقديم أي إقرار أو تقرير. اسألوا من هو هذا الشخص، وما مؤهله، وهل مراجعته موثقة. فإن كانت الإجابة أن المحاسب يراجع عمله بنفسه، فانخفاض السعر لا يعني صفقة رابحة.
2. أين تُحفظ بياناتنا؟
النموذج الأكثر أمانًا أن تبقى دفاتركم في نظامكم الخاص، سواء كان SAP Business One أو NetSuite أو Dynamics أو Odoo أو Zoho أو QuickBooks، وأن يعمل مقدم الخدمة داخله بصلاحيات تصدرونها أنتم ويمكنكم سحبها. واحذروا من مقدمي الخدمة الذين يريدون نقلكم إلى منصتهم أو تصدير بياناتكم إلى بيئتهم. واسألوا كيف يُسجَّل الوصول، ومن غيرهم يمكنه رؤية بياناتكم، وماذا يحدث عند انتهاء التعاقد. ووائموا الترتيب مع التزاماتكم بموجب نظام حماية البيانات الشخصية فيما يخص بيانات الموظفين والعملاء.
3. من المسؤول نظاميًا عن إقرارات ضريبة القيمة المضافة والزكاة؟
أنتم. يبقى المكلّف مسؤولًا بموجب أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بصرف النظر عمّن أعد الإقرار. والأثر العملي أنكم تحتاجون إلى ملف أدلة للإقرار عن كل فترة: الإقرار، ومطابقته مع الدفاتر، ومطابقة الفواتير الإلكترونية، والجداول المؤيدة. واطلبوا من مقدم الخدمة أن يريكم شكل هذا الملف لعميل حالي، بعد حجب الأسماء.
4. هل إعداد الفوترة الإلكترونية لدينا ممتثل فعلًا؟
تتطلب مرحلة الربط والتكامل لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إصدار الفواتير بالصيغة المحددة، مختومة بختم تشفيري، ومعتمدة أو مُبلَّغًا عنها عبر المنصة. ويعتقد كثير من المنشآت أنها ممتثلة لأن مورد البرنامج قال ذلك. اطلبوا من مقدم الخدمة تقييم حلّكم ومطابقة الفواتير الإلكترونية مع إقرار ضريبة القيمة المضافة في كل فترة؛ فالفروق بينهما محفّز شائع لاستفسارات الهيئة.
5. كيف يبدو الإقفال الشهري؟
اطلبوا تقويم الإقفال: اليوم الذي تُستكمل فيه كل مطابقة، واليوم الذي تُسلَّم فيه حزمة التقارير الإدارية، ومحتوى الحزمة. ومقدم الخدمة الذي لا يستطيع أن يريكم تقويمًا ليس لديه عملية. ومن خمسة إلى عشرة أيام عمل هدف معقول لشركة متوسطة الحجم؛ أما الحزمة التي تصل في اليوم الخامس والعشرين فليست معلومات إدارية.
6. كيف تتعاملون مع الرواتب ومكافأة نهاية الخدمة؟
تخضع الرواتب في السعودية لنظام العمل، وتتضمن اشتراكات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بنسب مختلفة للموظفين السعوديين وغير السعوديين، وتقديم ملف نظام حماية الأجور، ومستحقات الإجازات ومكافأة نهاية الخدمة. اسألوا كيف يُحتسب التزام مكافأة نهاية الخدمة، وهل يستطيع مقدم الخدمة التنسيق مع تقييم اكتواري لأغراض IAS 19. فإثبات الالتزام بالمبلغ المستحق الدفع اليوم لا يتوافق مع المعايير الدولية للتقرير المالي لأي منشأة مهما كان حجمها.
7. ماذا يحدث أثناء المراجعة؟
في المراجعة تظهر جودة مسك الدفاتر طوال السنة. اسألوا هل يُعد مقدم الخدمة ملف المراجعة، ويرد على طلبات المراجع، ويحضر الاجتماعات، وهل ذلك مشمول في الأتعاب. واسألوا أيضًا كم من عملائه حصلوا على آراء متحفظة أو تعديلات مراجعة جوهرية. فالإجابة الصريحة عن هذا السؤال تخبركم بمعظم ما تحتاجون إلى معرفته.
ملاحظة حول التنفيذ من الأردن
يقدّم عدد من مقدمي الخدمة، ومنهم ECT، خدمات المحاسبة للمنشآت السعودية من الأردن. والمزايا هي توفر مجموعة كبيرة من المحاسبين المؤهلين الناطقين بالعربية، وأسبوع عمل ومنطقة زمنية مشتركان، وتكلفة أقل بصورة ملموسة. والأسئلة أعلاه تنطبق تمامًا كما تنطبق على فريق في الرياض، وينبغي أن تكون الإجابات بالجودة نفسها على الأقل.
